Démystifions les états financiers

Si vous êtes propriétaire d’une PME vous savez que vous devez préparer des états financiers.

Mais savez-vous vraiment pourquoi et à quoi ça sert exactement tout ce travail ? La réponse facile et rapide est qu’il faut préparer des états financiers afin de produire les déclarations de revenus de la société.

Mais le sujet est plus vaste et mérite que nous lui consacrions un article dont le but est de démystifier les états financiers et de voir comment en tirer avantage pour vous, le propriétaire de PME.

À QUI SERVENT LES ÉTATS FINANCIERS ?

Avant de nous demander à quoi servent les états financiers, demandons-nous à qui ils servent. La réponse à cette question est importante afin de déterminer quel genre d’états financiers sont requis.

La question est donc : « Qui sont les utilisateurs des états financiers ? »

• Le premier utilisateur devrait être vous, le propriétaire.

• Le second utilisateur, toujours important, est votre banquier; celui qui finance votre entreprise.

• Le troisième utilisateur est le fisc. L’Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec (MRQ) sont des lecteurs très intéressés de vos états financiers.

• Et finalement si votre entreprise comporte des investisseurs passifs qui ne sont pas impliqués dans la gestion quotidienne de votre entreprise, ces derniers seront également des utilisateurs importants des états financiers.

Tous ces utilisateurs n’ont pas les mêmes besoins.

LES ÉTATS FINANCIERS POUR LE PROPRIÉTAIRE

A titre de propriétaire et d’opérateur, vous êtes le premier concerné par les états financiers. D’une part, le propriétaire est en principe déjà au courant de ses affaires. Ou devrait l’être…

Il sait si ça va bien et il sait aussi si ça va mal.

Les états financiers permettent :

1. De mesurer par l’état des résultats: les revenus et les dépenses, donc la profitabilité
2. D’établir par le bilan la situation financière à un moment précis : les actifs, les passifs et la valeur nette

Le degré de détail des états financiers devrait permettre au propriétaire d’obtenir des informations utiles pour sa gestion et ses opérations. Et cela se discute avec les comptables.

Bref les états financiers doivent aider le propriétaire à prendre des décisions pour son entreprise.

LES ÉTATS FINANCIERS POUR LE BANQUIER

Pour le banquier l’utilité des états financiers est très simple.

Il veut savoir comment ça va et si vous avez des besoins de financement qu’il pourrait combler.

Mais ultimement,  il veut savoir si vous avez la capacité de le rembourser. Vos entrées de liquidités seront-elles suffisantes pour rembourser les prêts et les garanties demandées sont-elles adéquates ?

Si le montant du financement est important, il est possible que le banquier vous demande une mission de certification sur vos états financiers :

• une mission d’examen

ou

• une mission d’audit

La certification d’états financiers est un acte professionnel réservé aux seuls CPA qui détiennent un permis de comptabilité publique et un permis d’auditeur :

• CPA auditeur, CA
• CPA auditeur, CGA
• CPA auditeur, CMA

Pour en savoir davantage sur les différents titres de CPA

Dans une mission d’examen, le CPA effectue un important travail d’analyse qui lui permet d’émettre une opinion professionnelle indépendante sur les états financiers. Le banquier s’appuie sur cette opinion dans l’évaluation de son risque.

De même dans une mission d’audit, mais avec un travail encore plus poussé de la part du CPA.

LES ÉTATS FINANCIERS POUR LE FISC

Le fisc est là pour administrer les lois fiscales et percevoir les impôts et les taxes.

Plus que jamais ils vous ont à l’œil et scrutent vos activités à la loupe. Ils comptent, malheureusement, parmi les lecteurs les plus assidus de vos états financiers et guettent le moindre de vos faux pas.

LES ÉTATS FINANCIERS

La production d’états financiers est un acte professionnel réservé aux seuls CPA qui détiennent un permis de comptabilité publique:

• CPA, CA, anciennement les comptables agréés ou les CA
• CPA, CGA
• CPA, CMA

Chaque année l’Ordre des comptables professionnels agréés (Ordre des CPA) poursuit de nombreux contrevenants  pour pratique illégale de la comptabilité publique.

Pour en savoir davantage sur les différents titres de CPA

Les états financiers sont la synthèse de toutes vos opérations financières d’une période, généralement une année.

Votre entreprise :

• effectue des ventes qui se transforment en comptes recevables
• encaisse les comptes recevables
• effectue des achats qui se transforment en comptes payables
• paye ses comptes
• embauche des employés qui sont rémunérés
• perçoit des taxes des clients
• paye des taxes aux fournisseurs
• produit des rapports de taxes
• achète des équipements
• effectue des emprunts
• rembourse ses emprunts
• paye un loyer
• , etc.

Toutes ces opérations, dans un premier temps, sont compilées en tenue de livres.

Pour voir nos services en tenue de livres

Déjà à cette étape les décisions qui seront prises auront un impact sur les états financiers.

La question cruciale est de déterminer quel niveau de détail est idéal ou souhaitable pour le propriétaire.

Une comptabilité trop détaillée peut être inutilement lourde et faire perdre la vue d’ensemble.

• Avons-nous besoin de distinguer les dépenses de papeterie, de photocopie, de café, de timbres et de fournitures de bureau ou toutes ces dépenses peuvent être regroupées dans un seul poste ?

Par contre une comptabilité trop sommaire peut faire en sorte que nous ne puissions distinguer des écarts importants.

• On voudra distinguer les ventes et les achats par départements de façon à voir lesquels sont performants et lesquels sont déficients.

Les états financiers, qui sont la dernière étape du processus comptable, consistent à regrouper en quelques pages tous les postes comptables du grand livre qui lui, peut comporter des centaines de pages.

Aux résultats, on retrouvera les revenus présentés par grandes catégories et les dépenses également en grandes catégories :

1. le coût des ventes ou les coûts de production
2. les frais reliés à la vente
3. les frais d’administration
4. les frais financiers

Au bilan on retrouvera les actifs et les passifs toujours regroupés en grandes catégories ainsi que les capitaux propres (la valeur nette).

Les états financiers peuvent comporter des notes complémentaires.

Lorsque les états financiers font l’objet d’une mission d’examen ou d’un audit, ils comporteront plusieurs pages de notes car ils doivent respecter des normes rigoureuses de présentation, généralement les NCECF ou les normes comptables pour les entreprises à capital fermé.

Dans le cas d’une simple mission de compilation, il est possible qu’il n’y ait pas de notes ou que celles-ci soient très sommaires.

CONCLUSION

En conclusion, les états financiers sont essentiels et sont requis par plusieurs utilisateurs qui n’ont pas tous les mêmes besoins.

Le propriétaire, qui est celui qui commande les états financiers et surtout les paye, devrait s’assurer d’en maximiser l’utilité pour ses propres besoins. Il devrait prendre le temps de déterminer avec le CPA le niveau de détails souhaitable.

Le banquier requiert les états financiers afin de s’assurer que l’entreprise est en mesure d’assumer le paiement de ses dettes. Le banquier peut exiger que les états financiers fassent l’objet d’une mission d’examen ou d’un audit.

Les états financiers servent à préparer les déclarations de revenus et calculer les impôts de la compagnie.  Le fisc peut débarquer à tout moment. Il importe de toujours conserver une excellente documentation de tout le processus comptable et de toutes les étapes. Cela se discute également avec votre CPA.

La mission principale de Parenteau Desmarais CPA est de servir une clientèle de PME œuvrant dans de nombreux domaines en les aidant à remplir efficacement leurs obligations en matière de comptabilité et de fiscalité.

La préparation des états financiers de nos clients et des impôts de leurs compagnies sont au cœur de cette mission.

Contactez-nous afin que nous puissions aider votre entreprise dans la production des états financiers et des déclarations de revenu.