Le fameux « log book » ou registre des déplacements

Cet article concerne les automobiles et ne fait qu’effleurer le sujet. D’autres articles seront éventuellement publiés sur ce sujet brulant et qui est scruté de très près par les autorités fiscales.

Si vous utilisez un véhicule automobile à des fins d’affaires, vous devez tenir un registre de vos déplacements. 

Cette situation se produit notamment, lorsqu’un véhicule est mis à la disposition d’un employé.

Dans ce cas l’employeur doit calculer un avantage imposable lequel sera inclus dans le revenu de l’employé qui dispose d’un véhicule. Le montant de cet avantage doit être inscrit sur les feuillets T4 ou T4A et le relevé 1 de l’employé. De plus une partie des intrants (TPS et TVQ) réclamés par l’employeur sur les dépenses automobiles devront être remboursés.

Afin de déterminer la répartition personnelle et affaires de l’utilisation du véhicule, un registre des déplacements ou « log book » doit être tenu.  Cette obligation existe depuis toujours.

Cependant, le MRQ (1) a annoncé récemment qu’ils appliqueraient de façon plus rigoureuse la pénalité prévue pour non production du registre kilométrique. La pénalité, fixée à 200 $ par année, pourra être infligée à l’employé fautif.

Ce resserrement prend effet à partir de 2018.

Il est important de savoir que cet aspect, les véhicules automobiles, est un des éléments vérifié avec le plus de vigueur lors d’un contrôle fiscal.

Si un employeur (2) met une automobile à la disposition d’un employé, cet employé doit tenir un registre de ses déplacements effectués avec ce véhicule.

L’employé doit vous remettre une copie de ce registre au plus tard à l’une des deux dates suivantes :

• le 10 janvier de l’année qui suit celle où l’automobile était à sa disposition;
• le 10e jour suivant celui où l’automobile vous est retournée.

Les renseignements suivants doivent paraître dans le registre :

• le nombre total de jours dans l’année où l’automobile a été mise à sa disposition;
• le nombre total de kilomètres parcourus, sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, pendant le nombre de jours où l’automobile a été mise à sa disposition.

DÉPLACEMENTS À DES FINS D’AFFAIRES

L’employé doit y inscrire, sur une base quotidienne, les renseignements suivants concernant chaque déplacement qu’il effectue dans le but de remplir ses fonctions : 

• le lieu de départ et le lieu de destination;
• le nombre de kilomètres parcourus entre ces lieux;
• toute information permettant d’établir que le déplacement a été fait pour remplir ses fonctions.

DÉPLACEMENTS À DES FINS PERSONNELLES

Si l’automobile est utilisée uniquement à des fins personnelles, l’employé doit plutôt inscrire dans le registre les renseignements suivants : 

• le nombre total de jours dans l’année où l’automobile a été mise à sa disposition;
• le kilométrage indiqué à l’odomètre au début et à la fin de l’année ou de la période où l’automobile a été mise à sa disposition de façon continue.

Nul doute que les autorités fiscales seront de plus en plus exigeantes à l’égard des véhicules mis à la disposition des employés et/ou des actionnaires.

Ces situations donnent lieu à des questionnements et des éléments de planification. 

Les collaborateurs de Parenteau Desmarais peuvent vous aider.
Contactez-nous

Liens utiles:

Registres pour véhicules à moteurs – ARC

Contenu du registre (ARC)

Quelle est la définition d’« automobile » – Véhicules visés – ARC

Définition de « Automobile »

Un fichier Excel pour tenir votre registre de déplacements

Registre de kilométrage (fichier Excel) (à suivre)

(1) MRQ : Ministère du revenu du Québec

(2) Employeur : incorporé (compagnie Inc. ou travailleur autonome)